O DOC-Windows é um sistema de gestão para cartórios de Registro Civil e Tabelionatos de Notas que oferece diversos recursos e funcionalidades para facilitar o trabalho dos tabeliães e registradores. Entre os módulos disponíveis no DOC-Windows, destacam-se os de Procurações e Escrituras, que permitem a lavratura de atos notariais com facilidades como as que veremos a seguir.
Abas de preenchimento e atalhos
Um dos recursos que tornam o DOC-Windows um sistema prático e eficiente é o uso de abas de preenchimento, que organizam as informações necessárias para cada tipo de ato em seções lógicas e intuitivas. Assim, o usuário pode navegar pelas abas e inserir os dados de forma simples e com organização visual.
Além disso, o DOC-Windows oferece uma série de atalhos que facilitam ainda mais o preenchimento dos campos e a configuração de variáveis. Por exemplo, o usuário pode teclar F1 em qualquer campo para saber o que preencher nele. Dentro da configuração de minutas, é possível teclar F2 para acessar o cadastro de campos e funções, F3 para criar campos variáveis, F4 para criar variáveis de impressão com campos de texto para conteúdos livres e listas de seleção personalizadas, F5 para criar variáveis globais, que são aplicadas em todos os módulos, F6 para criar variáveis adicionais, entre outros atalhos que, quando incluídos nas rotinas dos Tabelionatos de Notas, ajudam a economizar tempo e fazem com que o serviço seja executado com mais dinamismo na hora dos atendimentos. O DOC-Windows também oferece a opção de teclas programáveis personalizadas, que são atalhos definidos pelo próprio usuário para poupar digitação durante a lavratura dos atos.
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Envio de dados e configuração de minutas
Outro recurso importante dos módulos de Procurações e Escrituras do DOC-Windows é o envio de dados para os órgãos competentes, como CENSEC, CEP, CESDI, RCTO, SEFAZ, DOI, incluindo a validação de campos obrigatórios. Dessa forma, os tabelionatos que utilizam o sistema podem cumprir as exigências legais e fiscais de forma mais controlada e segura, evitando retrabalhos por preenchimento incorreto ou ausência de informações obrigatórias.
Além disso, o DOC-Windows permite a configuração de minutas de composição do ato, livro, traslado e certidão, de acordo com as normas e com os padrões definidos por cada tabelionato. O usuário pode escolher entre as minutas padrão do sistema ou criar novas minutas para outros tipos de atos, personalizando tanto o conteúdo e quanto as variáveis de impressão.
Atos padronizados e histórico de modificações
Com o DOC-Windows, o usuário pode vincular emolumentos aos atos padronizados, que são conjuntos de atos pré-configurados no sistema e personalizáveis, criados para facilitar a emissão de ordens de serviço, no caso de cartórios que utilizam o módulo Financeiro, e simplificar suas cobranças no geral.
O DOC-Windows também mantém um histórico de modificações para controle e organização da serventia, registrando todas as alterações feitas nos atos, desde a sua criação até a sua conclusão. O usuário pode consultar esse log de modificações a qualquer momento para verificar quem fez as modificações, quando e por quê. Isso garante mais transparência e segurança para o cartório e para os clientes.
Assista um vídeo sobre os módulos de Procurações e Escrituras
Restrições, poderes, negócios ou transações e naturezas
O DOC-Windows também conta com recursos que auxiliam o usuário na verificação e configuração de restrições, poderes, negócios ou transações e naturezas de escrituras. O usuário pode consultar as restrições de CPF e/ou CNPJ de pessoas físicas e jurídicas, que podem impedir ou limitar a realização de determinados atos, e bloqueá-los no sistema.
Tabelionatos que utilizam o DOC-Windows também podem acessar os poderes nativos do sistema e têm autonomia para criar novos poderes ou editar os existentes. Além disso, podem escolher entre os negócios ou transações nativas e personalizá-los ou criar novos de acordo com sua necessidade. O DOC-Windows também oferece naturezas de escrituras nativas, que são padronizadas de acordo com a CENSEC.
Seleção de qualidade das partes e cadastro de novas qualidades
O DOC-Windows permite ao usuário selecionar as qualidades das partes envolvidas em cada ato, que variam, no sistema, de acordo com a natureza do ato escolhido. Assim, ao escolher um ato de testamento, por exemplo, o sistema já configura a aba “Partes” apenas com as opções adequadas para este ato, ou seja, “testador” e “herdeiros”. De acordo com as características e as exigências de cada caso, o sistema vai apresentar as qualidades adequadas, mas o usuário também tem a opção de escolher cadastrar novas qualidades personalizadas.
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Como vimos, o DOC-Windows é um sistema completo e versátil, que oferece diversos recursos e funcionalidades para facilitar o trabalho dos tabeliães e registradores. Os módulos de Procurações e Escrituras são exemplos de como o sistema pode auxiliar na lavratura de atos notariais dando mais agilidade, organização, segurança e personalização ao serviço extrajudicial, atendendo às necessidades e preferências de cada Tabelionato de Notas.
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